مدرس دوره اصول سرپرسی فروش بازاریابی مدیران روسای دفاتر

 جزوه اصول سرپرستی

 

کلیات و مفاهیم سرپرستی و سازمان

سازمان ها از زمان تولد و شکل گیری اولین کانون و سازمان اجتماعی به نام خانواده براساس ضرورتهای زندگی اجتماعی و وم مساعدت افراد با یکدیگر جهت رفع نیازها و بدست آوردن خدمات ، بسته به نوع نیاز و همکاری شکل گرفتند و این گرایش به همکاری و انجام کار گروهی باعث پیدایش شیوه های منظم کار گروهی ،تابع قاعده ، نظم و ترتیب خاص و پیدایش سازمان های اجتماعی گردید.

 

سازمان اجتماعی:

سازمان اجتماعی بر باورها ، ارزش ها و روابط اجتماعی مشترکی که در پی همکاری و همزیستی تعدادی افراد جامعه بوجود می آید اطلاق می گردد.

 

ارکان سازمان :

هر سازمان اجتماعی جهت بقا و پایداری و عدم ابتلا به آنتروپی باید دارای پنج رکن : هدف ، کار گروهی ، استمرار زمانی ، تفکیک وظایف و فعالیت براساس عقل و منطق باشد.

 

سازمان:

 می توان سازمان را نهاد یا تشکیلاتی که در آن گروهی از افراد به گونه ای منسجم بصورت مستمر جهت تحقق هدفی خاص فعالیت می کنند تعریف نمود.

 

انواع سازمان ها :

سازمان ها به دو دسته کلی تقسیم می شوند:

الف : سازمان رسمی

ب : سازمان غیر رسمی

 

بهزاد حسین عباسی 

09121724677

مدرس دوره آموزشی اصول سرپرستی

 

سازمان رسمی :

سازمانی است که بر مبنای موازین قانونی و بطور رسمی با شرایط ذیل ایجاد شده است.

1 –تعداد مشاغل در آن مشخص و براساس چارت سازمانی آرایش داده شده اند.

2 – حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن از پیش تعیین شده است.

3 – نوع مشاغل و محل آنها در سازمان مشخص است.

4 – ارتباطات بین مشاغل و پرسنل کاملاً رسمی است.

5 – قدرت اداری و مسئولیت هر فرد تعیین گردیده است.

6 – سلسله مراتب اداری در آن وجود دارد.

 

سازمان غیر رسمی :

این گونه سازمان ها حاصل تعاملات اجتماعی مداوم تعدادی از افراد است که حداقل در یک صفت یا خواسته با هم اشتراک دارند و غالبا در راستای سازمانهای رسمی بوجود می آیند ولی در ساختار رسمی( چارت ) نشان داده نمی شود . مانند تیم های ورزشی ، هیئت های مذهبی ، مؤسسات خیریه و.

 

اشتراکات سازمان ها :

الف-نیاز به نیروی انسانی

ب- دارای منابع محدود

ج- برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل می‌شوند.

تفاوت های سازمان ها :

سازمان ها علیرغم برخورداری از اشتراکات متعدد دارای تفاوت هائی اساسی نیز می باشند از این رو در مطالعات سازمانی آنها را دسته بندی کرده اند مثلاً بر حسب اندازه ( کوچک و بزرگ ) ، نوع مالکیت ( خصوصی ، تعاونی و دولتی ) ، ملاک عضویت ( اجباری ، داوطلبانه ، استخدام ) ، کارکرد و وظایف به آموزشی ، ی ، اقتصادی ، نظامی و. .

 

اهداف سازمان:

1-هدف کلی

2-هدف جزئی

3-هدف رفتار ی

4- هدف  غایم (آرمان )

 

 

بهزاد حسین عباسی 

09121724677

مدرس دوره آموزشی اصول سرپرستی

 

کارکرد های سازمان:

کلیة کارهایی که سازمان‌ها انجام می‌دهند را می‌توان در قالب پروژه یا عملیات تقسیم بندی کرد.

عملیات : کارهای مستمر و تکراری هستند که بصورت یومیه تکرار می گردند.

پروژه : مجموعه‌ای منحصر‌به‌فرد از فعالیتهای هماهنگ‌شده با نقطة شروع و پایان مشخص می‌باشد، که توسط افراد یک سازمان انجام می‌شود تا اهداف مشخصی را در قالب زمان‌بندی، هزینه و عملکرد برآورده سازد لذا می توان گفت که پروژه‌ها موقتی و منحصر به فرد هستند.

 

ضرورت مدیریت :

از ابتدائی ترین اشکال مدیریت در زمانهای دور تا اشکال مدرن  امروزی ، مکاتب و روش های گوناگونی جهت اداره سازمان ها بوجود آمده که با این سیر تحول ، وظایف و نقش مدیران نیز دستخوش تغییرات بوده و مدیران در نقش های متفاوتی نظیر مربی ، فرمانده ، رهبر و مدیر ابراز وجود کرده ولی همواره سئوالاتی در خصوص مدیر و مدیریت وجود داشته که لازم است با توجه به موقعیت کنونی و رشد سیل آسای تکنولوژی و به روز شدن پیاپی علوم به آنها پرداخت.

مدیر کیست ؟ آیا مدیریت فقط مختص سازمان ها و ادارات دولتی است ؟ آیا موسسات خصوصی کارگاها و بنگاههای کوچک و حتی خانواده نیاز به مدیریت دارند؟ مقصود از مدیریت در سازمانها ، و موسسات چیست ؟ و یک مدیر جهت اداره صحیح و اصولی یک سازمان نیازمند چه اصول و ابزاری است ؟ و در خصوص بهسازی و نگهداری کارکنان تحت سرپرستی خود چه وظیفه ای دارد ؟

در حالی که در جوامع سنتی و بخصوص در کشورهای جهان سوم و کشور خودمان برداشت نادرستی از مدیریت رایج است و آنکه مدیریت را مختص سازمانها و نهادهای دولتی می دانند در حالیکه هر گروه اجتماعی از کوچکترین آن به خانواده تا سازمان های فراملیتی جهت دستیابی به اهداف خود اصول و رموز مدیریت هستند، لذا دانشجویان و فارغ التحصیلان کلیه رشته ها زمانی می تواندیافته ها و اندیشه های خود را به مرحله اجرا در آورند که مدیر خوبی باشند و نحوه مدیریت را نیز فراگرفته باشند.

تعریف جامع مدیریت :

تعاریف گوناگونی از مدیریت با توجه به اهمیت و تنوع ویژگی های آن نظیر هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران ( فالت) به کارگیری موثر منابع انسانی و مادی سازمان جهت نیل به اهداف سازمان (لگریک) و تلاش جمعی انسانی جهت رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده(کرنتز)ارائه گردیده ولی از آنجائی که ارائه  تعریف جامع و کاملی از مدیریت میسر نیست می توان هر تعریفی که حداقل سه عامل اهداف ، محدودیت منابع و نیروی انسانی را در برداشته باشد را بعنوان تعریف مدیریت پذیرفت که با این او صاف می توان گفت مدیریت به  استفاده صحیح منابع اعم از مادی و انسانی جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده اطلاق می گردد.

 

مدیریت:

فرایند بکارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت و رهبری ، نظارت ، و خلاقیت در چارچوب نظام ارزشی مورد قبول جامعه برای تحقق اهداف سازمان را گویند.

 

مدیر و چگونگی مدیر شدن :

مدیر کسی است که با تلفیق منابع و بهره گیری از توانمندی افراد به اهداف مورد نظر سازمان دست یابد که جهت رسیدن به مدیریت شخص باید بخشی از را از طریق آموزش مدیریت فرا بگیرد(علم مدیریت ) و بخش دیگر را طی انجام کار ( هنر مدیریت ) بدست آورد به همین دلیل است که می گویند مدیریت علم دانستن و هنر بکار بستن است.

 

اهمیت مدیریت :

یکی از منابع مهم و در عین حال محدود هر سازمان نیروی انسانی است که در صورت هدایت و رهبری صحیح آن می توان به تحقق اهداف امیدوار بود از این رو مدیریت در رأس هر سازمان قرار دارد .

 

وظایف و سطوح مدیران :

مدیران طبق جایگاه سازمانی و سلسله مراتب اداری دارای وظایف متفاوت با یکدیگر هستند که جهت تعیین وظایف ابتدا باید سطوح سازمان را بررسی نمود.

مدیران در سازمانهای مختلف بر حسب سطح سازمان ، پست سازمانی و عنوان سازمانی دسته بندی می شوند.

 

 

 

 

دسته بندی مدیران براساس

پست سازمانی

سطح سازمانی

عنوان سازمانی

ریاست

مدیر کل

سرپرستی

مدیریت عالی

مدیریت میانی

مدیریت عملیاتی

رئیس - معاون

مدیر فروش و.

سرپرست تولید و تولیدو.

 

با توجه به سطوح مدیریت بر اساس سطح سازمان به وظایف مدیران می پردازیم.

مدیران عالی : مدیران ارشد سازمان هستند که کار تگزاری ، تعیین خط مشی ، بررسی و ایجاد هماهنگی با محیط های خارجی و سازمانهای دیگر را بر عهده داشته و بایدعلاوه بر فرصت های داخلی  از فرصت های محیط بیرون سازمان نیز استفاده نمایند.

مدیران میانی : این مدیران به طور مستقیم به مدیران سطح عالی گزارش می دهند و کارشان مدیریت بر سرپرستان است و نقش حلقه ارتباطی میان مدیران عالی و عملیاتی ( سرپرستی ) است و بیشتر وقت این دسته از مدیران به تحلیل داده ها ، آماده کردن اطلاعات برای تصمیم گیری ، تبدیل تصمیم های مدیریت عالی به پروژه های معین برای سرپرستان است.

مدیران عملیاتی ( سرپرستی ) : مدیران اجرائی یا عملیاتی هستند که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را برعهده دارند و به  مدیران میانی گزارش می دهند.

 

سرپرست (مدیر عملیاتی) :

سرپرست فردی است که در پایین ترین رده یا حد سلسله مراتب مدیریت در سازمان قرار دارد و به طور مستقیم و چهره به چهره و با متصدیان مشاغل گوناگون یک واحد خاص از سازمان کار می کند.

تعاریف دیگر از سرپرست:

- مدیریتی که نزدیک ترین فاصله با بخش تولید دارد را سرپرست گویند.

 

 

بهزاد حسین عباسی 

09121724677

مدرس دوره آموزشی اصول سرپرستی

 

 

- بخش وسیعی از مدیران که برای برنامه ریزی و کنترل کار یک گروه، اعمال قدرت کرده و مسئولیت می پذیرند و از طریق ایجاد و حفظ تماس و ارتباط نزدیک به انجام اقدامات لازم در این زمینه می پردازند را سرپرست می گویند.

- سرپرست کسی است که مسئولیت عده ای از کارکنان را برعهده دارد و به آنها دستور کار می دهد و بر کار آنها نظارت مستقیم دارد. بنابراین سرپرست یک مدیر اجرایی یا عملیاتی است .

 

سرپرستان و وفاداری دوگانه:

از آنجا که سرپرستان کلید اصلی تولید در سازمان هستند اغلب با مشکل وفاداری دو گانه» یعنی وفاداری نسبت به روسا و نسبت به افراد تحت نظارت خود مواجه هستند. از این رو صاحبنظران سرپرست را مدیر خط اول» و مهمترین عامل در ایجاد روابط انسانی کارآمد در سازمان» و یا سنگ بنای طاق سازمان» معرفی می کنند.

 

وظایف سرپرستی:

سرپرستان در چگونگی به کارگیری منابع انسانی وظیفه بسیار حساس و تعیین کننده ای بر دوش دارند. این گروه با داشتن نقش کلیدی، تمامی وظایف و مسئولیت های مدیران را در سطح اجرایی برعهده دارند و کلیه تصمیمات متخذه را در چارچوب قوانین و دستورالعمل ها و در قالب برنامه های کاری بوسیله نیروهای انسانی اجرا می کنند.سرپرست ها حلقه های ارتباطی موثری میان کارکنان و مدیریت هستند و با استفاده صحیح از امکانات و منابع موجود، هماهنگی میان افراد و واحدهای سازمانی را فراهم می سازند.

 

مومات سرپرستی:

برای سرپرستی تنها دانش کار کافی نیست بلکه آشنایی با کار و داشتن مهارت فنی ،شرط لازم برای سرپرستی است که باید ضمن داشتن تسلط بر کار ، روش های کار ، طرز کار ماشین ها و ابزار وسائل را بشناسد ، انتظارات زیر دستان و مدیران را بداند و از حدود اختیارات و مسئولیت های خود آگاه باشد و از فن چگونگی بر انگیختن افراد مطلع باشد.

 

انواع روش های سرپرستی:

اتوکرات : سرپرستی اتوکرات ، مستبد ، خود سالار یا ارباب که فقط به کار می اندیشد و دائم فرمان می دهد و منتظر نتیجه می باشد ، کارکنان تحت امر این چنین سرپرستی لحظه ای نمی توانند او را از نظر خود دور بدارند و به آنها این چنین القاء شده که باید کورکورانه از او تبعیت و مجری دستوراتش باشند.

آزادمنش و دموکرات : از راه دوستی و تعامل با پرسنل زیر مجموعه ، اهداف سازمان را به پیش می برد و با زیردستان با صبر و شکیبائی برخورد می نماید ، نظر آنان را در خصوص کار جویا می شود و همواره مورد  احترام زیردستان است .

مهارتهای سه گانه مدیریت و سرپرستی :

مدیران و سرپرستان جهت ایفای نقش خویش می بایست از سه سطح اساسی مدیریت برخوردار باشند که میزان این مهارت ها بسته به سطح مدیریت متفاوت می باشد.

 

الف ) مهارتهای فنی : این مهارتها حاصل تجربه ، آموزش و سطح تجهیزات است که با بکارگیری دانش ، روش ها ، فنون و تجهیزات برای انجام یک کار تخصصی بروز می کند و میزان کیفیت آن بسته به سطح مهارت فنی شخص دارد.

ب ) مهارتهای انسانی : مهارت توانائی انجام کار با دیگران و به وسیله آنها می باشد که مدیر باید قادر به کارکردن ، برقراری ارتباط ، درک نگرش ها و ایجاد انگیزه در دیگران جهت رسیدن به هماهنگی و بهره وری باشد.

ج ) مهارتهای ادراکی ( مفهومی ) : قدرت درک وابستگی ها ، پیچیدگی ها و اثرات متقابل بخش ها ی مختلف یک سازمان را گویند که مستم نگریستن به سازمان به صورت یک مجموعه کل می باشد که لازم است مدیر از طریق این مهارت روابط میان عوامل مختلف سازمان را شناسائی و براساس بهترین ، تصمیم مناسب را اتخاذ نماید.

تنها مهارتی که در سه سطح مدیریت یکسان است مهارت انسانی است همچنین مدیران میانی از مهارت ادراکی و فنی یکسانی برخوردارند چون پل ارتباطی بین مدیران عالی و سرپرستی سازمان محسوب می شوند.

اختیارات سرپرست:

 

بهزاد حسین عباسی 

09121724677

مدرس دوره آموزشی اصول سرپرستی

 

اهم اختیارات سرپرست در محیط کار عبارت است از دادن دستور کار ، تقسیم کار ، نظارت ، تنبیه ، تشویق و .

مسئولیت های سرپرست :

بطور کلی سرپرست در برابر بالا دستان ، زیر دستان ، سایر سرپرستان ، کار و محیط کار مسئولیت های متعددی دارد.

1 – مسئولیت در برابر افراد زیر دست : آموزش ، حفاظت در برابر خطرات ، هدایت و راهنمایی افراد ، ایجاد نظم و هماهنگی ، رهبری کار گروهی ، ایجاد انگیزه  تغییر و تحول و .

2 – مسئولیت  در برابر بالادستان : ارائه گزارش کار به مدیران مافوق ، ایجاد هماهنگی ، پیشبردکار و.

3 – مسئولیت در برابر سایر سرپرستان : ایجاد ارتباط و هماهنگی .

4 – مسئولیت در برابر کار : کمیت ( مقدار ) کار ، کیفیت ( مرغوبیت ) کار و رعایت استاند اردهای زمانی کار .

5 – مسئولیت در برابر محیط کار : ایجاد نظم و ترتیب ، نگهداری و کاربرد صحیح ماشین آلات ، نظافت محل کار و .

بنابراین در یک دسته بندی کلی می توانیم مسئولیت های سرپرست را به صورت زیر برشمریم :

-        برنامه ریزی اجرایی کار

-        تهیه گزارش های کار ( روزانه ، هفتگی و ماهانه )

-        تعیین نیاز و برنامه ریزی آموزشی کارکنان

-        رسیدگی به مشکلات کارکنان

-        تعیین میزان اختیار و مسئولیت هر یک از کارکنان

-        تقسیم کار بین افراد

-        تفهیم قوانین ، مقررات و هدفهای سارمان برای کارکنان

-        بهبود روش کار

-        اعمال اصول ایمنی و بهداشت در محیط کار و نظارت بر اجرای آن

-        آگاهی از استانداردهای عملیاتی کار

 

سئوالات فصل اول:

     1 – وظایف و کارکردهای مدیریت را نام برده و یک مورد را خلاصه وار توضیح دهید؟

2 – عبارات و اصطلاحات ذیل را تعریف کنید ؟

سازمان اجتماعی :

سازمان :

ارکان سازمان :

پروژه :

عملیات :

مدیریت :

سرپرست :

    3– ضمن رسم نمودار سازمانی هر یک از رده های آنرا خلاصه وار توضیح دهید ؟

 

4– انواع سازمان را نام برده و یک مورد را به اختصار توضیح دهید ؟

 

5– تفاوت ها و وجوه اشتراک سازمان ها را شرح دهید ؟

 

6– اهداف سازمان را فقط نام ببرید و یک مورد را به دلخواه توضیح دهید ؟

 

7– وظایف مدیران بر حسب سطح سازمانی را شرح دهید ؟

 

8– انواع روش های سرپرستی را نام برده و یک مورد را به دلخواه توضیح دهید ؟

 

 

9– وظایف سرپرستی را به اختصار شرح دهید ؟

 

10– مهارت های سه گانه مدیریت را نام برده و یک مورد را به دلخواه شرح دهید ؟

 

11– ارزش نسبی مهارت ها در سطوح مدیریت را تشریح نمائید؟

 

12– مسئولیت های سرپرست را در یک سازمان فقط نام ببرید ؟ و یک مورد را به دلخواه توضیح  دهید؟

 

 

بهزاد حسین عباسی 

09121724677

مدرس دوره آموزشی اصول سرپرستی

درس های اصول سرپرستی فروش برای چه کسانی مفید است؟

ما در تدوین نقشه راه اصول مدیر فروش حرفه ای مخاطبین خود را به سه گروه تقسیم کرده‌ایم:

گروه اول: کسانی که چندین سال در سمت سرپرستی مشغول به کار هستند و احساس می کنند برای افزایش و توسعه مهارتهای خود نیازمند دانش و بینش جدیدی هستند.

گروه دوم: کسانی که به تازگی به پست سرپرستی رسیده‌اند و برای تسلط داشتن به تیم فروش و کاهش هزینه های خطای تصمیم گیری نیازمند درک بهتری از جایگاه خود هستند.

گروه سوم: کسانی هستند که می‌خواهند در آینده به جایگاه مدیر فروش ارتقاء یابند اما هنوز نمی‌دانند که شرح وظایف واقعی و چالش های یک سرپرست فروش را طی نکرده‌اند و می‌خواهند با درک درستی از این جایگاه به پست بالاتری در سازمان فعلی خود برسند.

 

 

بهزاد حسین عباسی 

09121724677

مدرس دوره آموزشی اصول سرپرستی